Czytelnia - Naszym zdaniem

O zarządzaniu czasem słów więcej niż kilka

2010-01-22 10:41:36

 „To ciągłe, bezproduktywne zaangażowanie we wszystkie rzeczy, jakie mamy do zrobienia, jest największym pożeraczem czasu i energii" Kerry Gleeson/


Twoja głowa jest pełna pomysłów i czynności przeznaczonych do wykonania w krótszym bądź dłuższym okresie czasu? Przybywa ci zadań do realizacji, a czas bezlitośnie biegnie do przodu zmuszając do zostawienia większości spraw na kolejny dzień? Jesteś menedżerem, szeregowym pracownikiem, studentem, a może gospodynią domową z pragnieniem, by bardziej efektywnie zarządzać sobą w trakcie upływających godzin? Jeśli choć na jedno z tych pytań odpowiedziałeś „Tak" to pocieszę cię, że pojawiło się światełko w tunelu dla tych wiecznie zabieganych, zapracowanych, przemęczonych i...wykorzystujących zaledwie nikły procent swoich możliwości.

Mowa tu o rewolucyjnej (i rewelacyjnej) książce Davida Allena „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności". Autor, konsultant ds. efektywnej organizacji pracy, doradzający największym światowym koncernom odsyła do lamusa tradycyjne metody kwalifikowania zadań pod względem ich rangi i pilności czy tworzenia papierowych list czynności do realizacji. Allen idzie krok do przodu - proponowane przez niego rozwiązania są już wyspecjalizowanymi i wielostopniowymi procesami. Ale „nie taki diabeł straszny jak go malują" bowiem tylko z pozoru te nowe techniki wydają się skomplikowane i czasochłonne. Kiedy systematyczne planowanie stanie się nawykiem i będzie stanowiło element dnia pracy to, zgodnie z zasadą Pareto, 20% czasu temu poświęconego przyniesie aż 80% oszczędności energii.

David Allen przekonuje, że w życiu zawodowym możliwe jest połączenie przyjemnego z pożytecznym, a osiągniecie równowagi staje się koniecznością dla mających odnieść sukces profesjonalistów.  Wykorzystywanie swoich umiejętności w sposób bardziej kompletny, systematyczny i lepiej skoordynowany w czasie wymaga jednak odmiennych niż dotychczas sposobów myślenia i działania. Stąd duże zapotrzebowanie na nowe metody, technologie i zwyczaje w podejściu do pracy, które pomogłyby opanować otaczającą nas i szybko zmieniającą się rzeczywistość.

Allen odwołując się do sportu pokazuje, że kluczem  do sukcesu jest koncentracja (i to 100%) na zadaniu, które w danej chwili jest realizowane, bez jakichkolwiek zakłóceń. Ten stan, nazywany przez mistrzów wschodnich sztuk walki „umysł jak woda", a przez najwybitniejszych sportowców mianem „zone" pozwoli na dokonywanie rzeczy znaczących przy minimalnym nakładzie sił i to w odniesieniu do całego spektrum spraw, zarówno prywatnych jak i zawodowych. Aby jednak osiągnąć koncentrację należy zrobić generalne porządki i to nie tylko w najbliższym otoczeniu, ale i w naszych głowach.

Allen uważa, że powodem dla którego coś tkwi w naszym umyśle jest pragnienie, aby to coś było inne niż aktualnie jest. Tyle tylko, że zazwyczaj nie precyzujemy optymalnego stanu pożądanego pozwalając, by wciąż gnębiły nas „co by było gdyby?" i „co jeśli". Nasz umysł nie wyrzuci z siebie żadnej sprawy, zanim nie zostanie ona zidentyfikowana, decyzje wobec niej nie zostaną podjęte, a dane z nich wynikające nie będą zmagazynowane w systemie, co do którego istnieje pewność, że będziemy o nim myśleć ilekroć będzie to konieczne.

Autor przekonuje czytelników, że to nie brak czasu jest głównym problemem, ale brak jasności i zdefiniowania czym tak naprawdę jest nasz projekt i jakie działania powinny być już podjęte, a także tendencja do odkładania wyjaśniania problemów w trybie natychmiastowym. Uzyskanie kontroli nad sprawami wpływającymi i bieżącymi oraz nad umysłem, a także wdrożenie praktyk pozwalających utrzymać ten stan to najlepszy sposób na poszerzenie horyzontów. Jak tego dokonać? Chociażby dzięki polecanemu przez Allena podejściu „bottom-up" („od dołu do góry"), które pomaga wygenerować energię konieczną do osiągnięcia skupienia. Ważna jest też kontrola zobowiązań, projektów i działań w dwóch płaszczyznach: horyzontalnej i wertykalnej. Dzięki takiemu kompleksowemu zarządzaniu zdobędziemy poczucie komfortu, doprowadzimy sprawy do końca i wyrzucimy je z myśli.

W książce znajdziemy też polecane przez wielu mapy myśli, odkryjemy zalety burzy mózgu, właściwego przygotowania stanowiska pracy czy dokładną instrukcję wdrożenia np. pięcioetapowej metody zarządzania strumieniem zadań. Wszystko to ma na celu pomóc czytelnikowi w organizacji własnego życia, by mógł on sprostać stawianym przed nim zadaniom.

Zatem, jeśli na twojej liście natychmiastowych działań nie ma jeszcze lektury książki „Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności" to koniecznie musisz nadrobić to niedopatrzenie. A żeby być w zgodzie z regułami wydajnego działania najlepiej zamów książkę przez Internet rozmawiając przy tym przez telefon z klientem (by nie tracić cennych chwil), a przeczytaj w pociągu, autobusie tudzież w relaksującej kąpieli. Jeśli oczywiście...znajdziesz na nią czas.

David Allen, "Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności", tłumaczenie Marcin Kapela, Wydawnictwo: One Press, Grudzień 2008

Justyna Gul
(justyna.gul@dlastudenta.pl)

Słowa kluczowe: Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności david allen recenzja
Komentarze
Redakcja dlaStudenta.pl nie ponosi odpowiedzialności za wypowiedzi Internautów opublikowane na stronach serwisu oraz zastrzega sobie prawo do redagowania, skracania bądź usuwania komentarzy zawierających treści zabronione przez prawo, uznawane za obraźliwie lub naruszające zasady współżycia społecznego.
Zobacz także
Z Polską i Ukrainą jest jak z barszczem
Z Polską i Ukrainą jest jak z barszczem

Ukraiński borszcz jest gęstszy, bardziej wyrazisty i bardziej sycący. Jest mieszanką wszystkiego, co najlepsze i wszystkiego, co akurat znajdzie się pod ręką. Jak sama Ukraina – zaskakująca mieszanka narodowa, historyczna i tożsamościowa.

"System Białoruś" Andrzeja Poczobuta
"System Białoruś" Andrzeja Poczobuta

„Państwo to JA!” - mawiał Ludwik XIV, absolutny władca Francji i Francuzów. Podobnie może mówić dziś o sobie Aleksander Łukaszenka, prezydent, władca i „baćka” Białorusi od 1994 roku.

"Obłęd'44" - nowa książka Piotra Zychowicza
"Obłęd'44" - nowa książka Piotra Zychowicza

Czyli jak Polacy zrobili prezent Stalinowi, wywołując Powstanie Warszawskie.

Polecamy
Ostatnio dodane
Z Polską i Ukrainą jest jak z barszczem
Z Polską i Ukrainą jest jak z barszczem

Ukraiński borszcz jest gęstszy, bardziej wyrazisty i bardziej sycący. Jest mieszanką wszystkiego, co najlepsze i wszystkiego, co akurat znajdzie się pod ręką. Jak sama Ukraina – zaskakująca mieszanka narodowa, historyczna i tożsamościowa.

"System Białoruś" Andrzeja Poczobuta
"System Białoruś" Andrzeja Poczobuta

„Państwo to JA!” - mawiał Ludwik XIV, absolutny władca Francji i Francuzów. Podobnie może mówić dziś o sobie Aleksander Łukaszenka, prezydent, władca i „baćka” Białorusi od 1994 roku.